Las labores de gestión en cualquier empresa son fundamentales, pero si se trata de una PYME cobran aún más importancia, ya que al haber pocos eslabones dentro de la organización, el fallo en uno de ellos ralentizará y entorpecerá el trabajo de todo el equipo.
Por lo tanto, es imprescindible organizar y esquematizar todas las tareas, acciones y/o labores de la empresa. Por ello, hoy hablaremos de los procedimientos.
¿Qué es un procedimiento?
Un procedimiento es, básicamente, una lista de pasos a seguir para llevar a cabo tareas que se repiten en tu empresa.
Cómo elaborar un procedimiento
Para realizar un procedimiento basta con enumerar de la manera más eficiente posible los pasos a seguir para desarrollar una tarea, labor o actividad.
Deberá ser muy claro y conciso (ten en cuenta que no serás el único que lo lea y lo ponga en práctica), pero tampoco debemos resumir demasiado, ya que pueden quedar pasos intermedios sin contemplar y, por lo tanto, sin ejecutar.
¿Qué utilidades tiene?
Diferenciaremos cuatro utilidades básicas de un procedimiento:
- Para tareas monótonas y repetitivas. Parecería la utilidad menos importante, pero las tareas que realizamos habitualmente (esas que hacemos casi sin pensar) son las más susceptibles a fallos (también por pura estadística). Así como informa la DGT, que asegura que se producen más accidentes en los recorridos habituales que en las carreteras desconocidas, pasa exactamente lo mismo: nos confiamos.
- Para tareas aisladas. Esas que haces dos veces al año como mucho y se te olvidan los pasos a seguir.
- Para tareas que impliquen a otro compañero. Como en los anteriores, deberán estructurarse mediante hitos para poder ir tachándolos a medida que se van llevando a cabo; de esta manera, si tienes que esperar a que un compañero realice su parte del trabajo (o viceversa) será mucho más cómodo y facilitará la comunicación entre los implicados. Estos cobran más sentido cuando se realizan online. Podrías utilizar, por ejemplo, Google Drive, es muy intuitivo, fácil de manejar y con un almacenamiento gratuito suficiente; o también, si son tareas que se refieren a un proyecto concreto, podrás utilizar el gestor de tareas en la nube Redbooth.
- Para enseñar a otra persona. Los apuntes de toda la vida. Si se incorpora un nuevo compañero de trabajo o cambian las funciones de algún colega, el proceso de aprender y de enseñar será mucho más fácil y eficiente gracias al uso de procedimientos.